Gomew ลองใช้ Virtual Office เข้าสู่วันที่สาม

จากที่ได้ไปอ่าน blog ของคุณ @iPattt เรื่อง Virtual Office ก็เลยจุดประกายความคิดขึ้นมาได้ว่าทำไมเราต้องทำเหมือนออฟฟิศอื่นๆด้วยล่ะ ในเมื่อเราออกจะทันสมัยก้าวล้ำไอทีซะขนาดนี้ เพราะทุกวันนี้มาออฟฟิศก็แทบไม่จำเป็นต้องคุยกันอยู่แล้ว ทุกอย่างชัดเจนว่าเราจะทำอะไร กำลังทำอะไร แผนงานเป็นอย่างไร ส่งงานก็ใช้อีเมล์ กระดาษแทบไม่ได้ใช้เลยนอกจากแอดมินปรินท์ใบวางบิลส่งลูกค้า

ที่จริงผมเคยได้ยินเรื่อง Virtual Office นี้มาก่อนหน้านี้แล้ว จากเพิื่อนชาวออสเตรเลีย เขาบอกผมว่าเขาเปิดบริษัทที่กรุงเทพ เพื่อทำธุรกิจโดยบริษัทมีที่อยู่จดทะเบียนตามกฎหมาย แต่บริษัทไม่มีจริง มีเบอร์โทร เบอร์แฟ๊กซ์ อีเมล์เหมือนบริษัททั่วไปทุกอย่าง ที่สำคัญมีห้องประชุมให้ใช้ด้วย ตัวเขาเองทำงานที่บ้านกับภรรยา ผมก็ทราบเพียงเท่านี้ได้แต่แปลกใจว่ามีจริงหรือ

ภาพในหัวของเราคือ บริษัทจะต้องเป็นที่รวมของกลุ่มคนที่มาทำงาน ทำธุรกิจร่วมกัน มีโต๊ะทำงาน มีการประชุม มีมุมกาแฟ มีโต๊ะผู้จัดการ มีห้องประชุม ฯลฯ ซึ่งก็ถูกต้องตามแบบทั่วไป แต่มันไม่จำเป็นจะต้องทำแบบนั้นไปซะทั้งหมด โดยเฉพาะกับบางบริษัทที่สามารถใช้ความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยี และการสื่อสารมาช่วยได้ ลองคิดดูว่า มันจะดีกว่ามั้ยที่ทุกคนจะประหยัดเวลาเดินทางไปกลับวันละ 1-2 ชั่วโมงเพื่อได้อยู่กับครอบครัว ได้พักผ่อน ประหยัดค่าน้ำมันค่าเดินทาง มีเวลามากขึ้น ทำงานไปด้วยเหมือนพักผ่อนไปด้วย ได้ดูแลลูกหรือคุณแม่ที่แก่เฒ่า ได้เฝ้าบ้าน เลี้ยงหมาเลี้ยงแมว

จาก blog ของคุณ @iPattt บอกว่าระบบที่ควบคุมคนคือควบคุมทางลบ คือการไม่ไว้เนื้อเชื่อใจกันและกัน ทั้งฝ่ายเจ้านายและฝ่ายลูกน้อง ผลที่ออกมาก็อย่างที่เห็นคือต้องตั้งกฎเกณฑ์มาบังคับกัน ต่างคนก็ต่างอึดอัด สู้เราลองมาคิดใหม่ดีมั้ยว่า เรามาสร้างระบบที่เชื่อใจกันและกัน มีการควบคุมอย่างหลวมๆ เน้นที่ประสิทธิภาพของงาน (ผลงานที่ดี) มากกว่าเน้นให้คนมานั่งกันให้หมดไปวันๆแล้วก็ไม่ได้งานอะไร

ลูกน้องที่จะทำแบบนี้ได้ จะต้องเป็นคนมีความรับผิดชอบสูง บังคับตัวเองได้ มีทักษะการสื่อสารที่ดี ใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สื่อสารต่างๆได้คล่อง หัวใจสำคัญน่าจะอยู่ที่ แอดมิน ซึ่งเป็นตัวกลางประสานงานต่างๆให้ดำเนินไปด้วยดี ส่วนคนอื่นๆทีีมีหน้าที่รับผิดชอบประจำอยู่แล้วก็ทำของตัวเองไป ตั้งกฎประชุมอาทิตย์ละหนึ่งครั้ง เจอหน้ากันทุกคนอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง พนักงานทุกคนเป็นพนักงานถูกต้องตามกฎหมาย เหมือนออฟฟิศทั่วไปทุกอย่าง ทำงานเหมือนเดิม เพียงแต่ย้ายที่ และปรับระบบการสื่อสาร การประชุม นิดๆหน่อยๆ

ขั้นตอนการเริ่ม Virtual Office ของ Gomew
1. หาข้อมูลว่ามันคืออะไร สามารถใช้กับองค์กรเราได้ไหม
2. มามองดูว่าแต่ละตำแหน่ง จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศทุกวันไหม ถ้าจำเป็นเขาต้องเข้ามาทำอะไร ถ้ามีแผนงานล่วงหน้าเขาสามารถทำงานจากที่บ้าน หรือที่อื่นๆได้ไหม
3. ปรึกษากับแอดมินว่าสามารถทำได้หรือไม่ เห็นด้วยหรือไม่อย่างไร ปัญหาที่คาดว่าจะเจอมีอะไรบ้างและคิดว่าจะแก้ไขอย่างไร
4. แจ้งทุกคนว่าต่อไปเราจะทำงานที่บ้านใช้รูปแบบ Virtual Office ให้ทุกคนเตรียมตัว บ้านทุกคนจะต้องมีเน็ตที่เร็วพอสมควร ไม่ติดๆดับๆ
5. กำหนดวันที่จะขนของไปบ้านพนักงาน เตรียมเก็บของ แพ๊คของ
6. กินข้าวด้วยกันครั้งสุดท้าย ไปส่งพนักงานทุกคนที่บ้าน ช่วยติดตั้งคอมและอินเตอร์เน็ต ปรินท์เตอร์ ระบบไมโครโฟนและหูฟัง ทดสอบให้มั่นใจว่าไม่มีปัญหา
7. กลับบ้านใครบ้านมัน ทดลองทำงาน

ทั้งนี้ เราเพิ่งเริ่มมาได้สามวัน ยังไม่เจอปัญหาอะไรที่ชัดเจน แต่สิ่งที่ได้แน่ๆคือ มีเวลามากขึ้น สื่อสารกันมากขึ้น และคาดว่างานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน ไว้จะมารายงานผลให้ทราบต่อๆไปครับ ดูรูปบรรยากาศกันเลยดีกว่า